Contexte
Le Conservatoire de musique, danse et théâtre Les Portes de l’Essonne, rattaché à la collectivité territoriale du Grand-Orly Seine Bièvre, devait réécrire son projet d’établissement. Traditionnellement, ce type de réflexion se déroulait sous forme de réunions descendantes, où les décisions étaient prises par la direction, avec peu d’implication des équipes. L’enjeu cette fois-ci était d’inverser la dynamique : transformer une réunion perçue comme obligatoire et formelle en un véritable espace d’échange et de co-construction.
La direction souhaitait une approche plus engageante mais s’interrogeait sur la gestion de la prise de décision collective. Comment permettre aux équipes de s’exprimer tout en maintenant un cadre clair ? Comment éviter que cette ouverture ne conduise à des débats stériles ou hors sujet ?
Préparation : poser un cadre clair et rassurant
Pour assurer la réussite de cette facilitation, un travail préalable a été réalisé avec la direction. L’objectif était de :
- Clarifier les attentes : définir ce qui relevait de la décision collective et ce qui appartenait à la direction.
- Déterminer le périmètre : préciser les sujets sur lesquels les équipes allaient contribuer.
- Structurer la démarche : construire un déroulé qui alterne réflexion collective et production concrète.
Déroulement des deux journées de facilitation
L’intervention s’est articulée autour de trois grands temps forts, favorisant à la fois la réflexion, l’échange et l’engagement.
1. Une vision commune pour orienter l’avenir
Le premier matin a débuté par un exercice de projection : « À quoi ressemblerait le conservatoire idéal ? ». Les participants ont imaginé l’avenir du conservatoire en définissant des étapes précises dans le temps. Les idées ont ensuite été classées par thématiques pour identifier les priorités. Une rapporteuse, prévue en amont du projet, a synthétisé oralement les échanges, offrant une prise de recul précieuse et une reformulation qui a marqué le groupe.
2. Des ateliers pour transformer les idées en actions
L’après-midi, des groupes de travail ont exploré différentes thématiques : un sujet imposé par la direction, nécessitant une réflexion collective ; des thématiques émergentes issues de l’atelier du matin, pour assurer une connexion avec les attentes du terrain ainsi que des pistes concrètes ont été élaborées avec une priorisation temporelle pour garantir leur faisabilité.
3. Engagement et pérennisation des actions
Le deuxième jour a permis de finaliser les ateliers et de structurer les engagements des participants. Une dynamique a été lancée pour s’assurer que ces idées ne restent pas lettre morte. Chaque participant s’est engagé sur un atelier de suivi après les vacances et la direction a conclu la session en valorisant le travail accompli et en donnant des perspectives pour la suite.
Lors du tour de clôture, les retours ont été unanimes : les participants ont exprimé leur volonté de pérenniser cette nouvelle façon de travailler ensemble.
Résultats : un changement durable
Loin d’être un simple exercice ponctuel, cette démarche a eu des effets concrets et durables :
- Un ancrage de la facilitation dans le service : ce mode de travail est désormais institutionnalisé.
- Un effet de halo : d’autres services ont adopté cette approche.
- Une meilleure appropriation des décisions : les équipes ont plus rapidement intégré les nouvelles orientations.
- Une cohésion renforcée : après la période Covid, cet espace collectif a permis aux équipes de se retrouver dans un cadre motivant et engageant.
- Un taux d’absentéisme réduit en réunion : les formats plus participatifs incitent à l’implication.
Conclusion
Faciliter, ce n’est pas juste animer des discussions : c’est créer un cadre structurant qui permet aux équipes de trouver ensemble des solutions adaptées et durables.
Cette expérience au conservatoire illustre comment la facilitation transforme des réunions formelles en véritables leviers d’engagement collectif. Vous souhaitez expérimenter cette approche dans votre organisation ? Découvrez nos accompagnements et formations !